Privacy Policy
1. Data controller
The controller of your personal data is OCTAVS AI LIMITED, CRO 815087, Ireland, registered office 2053 Tullyville, Curragh, Co. Kildare, R56 TD70, Ireland, email [email protected]. We process personal data in accordance with Regulation (EU) 2016/679 (GDPR) and the Irish Data Protection Act 2018.
2. What data we collect
- Account data: email address, company name (optional), industry, preferred language, password (stored only as a cryptographic hash), and the record of your acceptance of our Terms (version, date, IP address).
- Chat and usage data: the messages you exchange with the assistant, the documents generated for you, and your conversation history. The assistant's context is built from your previous messages.
- Files you provide: images or PDFs attached in the chat are sent to the AI model to produce the answer; videos and other source files you upload for video editing are stored so that the deliverable can be produced.
- Payment data: payments are processed by Stripe. We receive your Stripe customer identifier, subscription status, billing period and invoice details. We never receive or store your full card number.
- Technical data: IP address, browser type, access and error logs, used for security and troubleshooting.
3. Purposes and legal bases
| Purpose | Legal basis (GDPR art. 6) |
|---|---|
| Providing the Service (account, assistant, deliverables, file processing) | Performance of a contract (art. 6(1)(b)) |
| Billing, invoicing and accounting records | Legal obligation (art. 6(1)(c)) and contract |
| Platform security, abuse prevention, logging | Legitimate interest (art. 6(1)(f)) |
| Service communications (welcome, payment, deliverable ready, changes to terms) | Performance of a contract |
| Marketing communications | Consent (art. 6(1)(a)), optional and revocable at any time |
| Improving the Service (aggregate usage statistics) | Legitimate interest |
We do not use your chat content or uploaded files to train AI models. Anthropic does not use data sent through its API to train its models. Our other providers process data under their own data-processing terms.
4. Processors and recipients
We share data only with providers needed to run the Service, under data-processing agreements:
- Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Ireland / Stripe Inc., USA) — payment processing.
- Anthropic (USA) — the AI models that power the assistant and content generation; your messages and attached content are sent to them to produce answers.
- ElevenLabs (USA) — voice synthesis, only when you confirm a video deliverable with voice-over; only the script text, the chosen voice and voice settings are sent, never your account data.
- DigitalOcean (data centre in Amsterdam, Netherlands, EU) — hosting of the Platform and database.
- Amazon Web Services (region EU, Ireland) — storage of generated deliverables, video files and backups.
- Cloudflare (USA, global network) — DNS, TLS and protection against attacks; sees traffic metadata.
- Google (Google Workspace / Gmail, USA/EU) — sending service emails and handling support correspondence.
- Voyage AI (USA) — semantic indexing of internal events (operational journal of the Platform); no chat content and no uploaded files are sent.
We do not sell or rent personal data. We may disclose data if required by law or to protect our legal rights.
5. International transfers
Some providers above are established in the United States. Transfers outside the EEA are based on the European Commission's Standard Contractual Clauses and, where the provider is certified, the EU-US Data Privacy Framework, with additional safeguards (encryption in transit, minimisation). You may ask us for a copy of the relevant safeguards.
6. Retention
- Account data, conversation history and the records of your deliverables: kept until you request deletion or close your account; deletion on request is completed within 30 days.
- Generated documents (Word/PDF) and video deliverables kept in storage: deleted automatically 90 days after creation; download links expire earlier.
- Video source files you upload and voice-over audio generated for your videos: kept until you request deletion or close your account.
- Images and PDFs attached in the chat: used to produce the answer and not kept as files on our servers.
- Processing records of your requests (job status): completed or failed records are removed after 7 days.
- Invoices and billing records: at least 6 years, as required by Irish tax and company law.
- Web server logs (including IP addresses): 14 days. Application logs: no automatic deletion; cleared manually.
- Deleted data may persist in encrypted backups for a limited period before the backups are rotated.
7. Your rights
You have the right of access, rectification, erasure, restriction of processing, data portability and objection, and the right to withdraw consent at any time without affecting prior processing. To exercise them, write to [email protected] from the email address of your account; we reply within one month.
You also have the right to lodge a complaint with the supervisory authority: the Data Protection Commission, 6 Pembroke Row, Dublin 2, D02 X963, Ireland — www.dataprotection.ie — or with the authority of the EU country where you live.
8. Cookies and local storage
The Platform uses only strictly necessary cookies and browser storage (session, authentication token, language preference). We do not use advertising or third-party tracking cookies.
9. Security
We apply appropriate technical and organisational measures: encryption in transit (HTTPS/TLS), key-based restricted access, isolation of each customer's data, regular backups and monitoring. No system is completely secure; please keep your password confidential.
10. Children
The Service is intended for businesses and adults. We do not knowingly collect data from persons under 18.
11. Changes
We may update this Policy. Material changes are notified by email or in the Platform before they take effect.
Politica de Confidențialitate
1. Operatorul de date
Operatorul datelor dumneavoastră cu caracter personal este OCTAVS AI LIMITED, CRO 815087, Irlanda, sediul social 2053 Tullyville, Curragh, Co. Kildare, R56 TD70, Ireland, email [email protected]. Prelucrăm datele în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și cu Data Protection Act 2018 din Irlanda.
2. Ce date colectăm
- Date de cont: adresa de email, denumirea companiei (opțional), industria, limba preferată, parola (stocată exclusiv sub formă de hash criptografic) și dovada acceptării Termenilor (versiune, dată, adresă IP).
- Date de chat și utilizare: mesajele schimbate cu asistentul, documentele generate pentru dumneavoastră și istoricul conversațiilor. Contextul asistentului se construiește din mesajele dumneavoastră anterioare.
- Fișiere furnizate de dumneavoastră: imaginile sau PDF-urile atașate în chat sunt transmise modelului AI pentru a produce răspunsul; videoclipurile și alte fișiere-sursă încărcate pentru montaj video sunt stocate pentru a putea produce livrabilul.
- Date de plată: plățile sunt procesate de Stripe. Primim identificatorul dumneavoastră de client Stripe, statusul abonamentului, perioada de facturare și detaliile facturii. Nu primim și nu stocăm niciodată numărul complet al cardului.
- Date tehnice: adresa IP, tipul de browser, jurnale de acces și de erori, folosite pentru securitate și diagnosticare.
3. Scopurile și temeiurile prelucrării
| Scop | Temei legal (GDPR art. 6) |
|---|---|
| Furnizarea Serviciului (cont, asistent, livrabile, prelucrarea fișierelor) | Executarea contractului (art. 6(1)(b)) |
| Facturare și evidență contabilă | Obligație legală (art. 6(1)(c)) și contract |
| Securitatea platformei, prevenirea abuzului, jurnale | Interes legitim (art. 6(1)(f)) |
| Comunicări despre serviciu (bun venit, plată, livrabil gata, modificarea termenilor) | Executarea contractului |
| Comunicări de marketing | Consimțământ (art. 6(1)(a)), opțional și revocabil oricând |
| Îmbunătățirea Serviciului (statistici agregate de utilizare) | Interes legitim |
Nu folosim conținutul conversațiilor sau fișierele încărcate pentru antrenarea modelelor AI. Anthropic nu folosește datele trimise prin API pentru antrenarea modelelor sale. Ceilalți furnizori prelucrează datele conform propriilor termeni de prelucrare.
4. Persoane împuternicite și destinatari
Transmitem date doar furnizorilor necesari funcționării Serviciului, pe baza unor acorduri de prelucrare a datelor:
- Stripe (Stripe Payments Europe Ltd., Irlanda / Stripe Inc., SUA) — procesarea plăților.
- Anthropic (SUA) — modelele AI care stau la baza asistentului și a generării de conținut; mesajele și conținutul atașat le sunt transmise pentru a produce răspunsuri.
- ElevenLabs (SUA) — sinteză vocală, doar când confirmați un livrabil video cu voce; se transmit doar textul scenariului, vocea aleasă și setările de voce, niciodată datele contului.
- DigitalOcean (centru de date Amsterdam, Țările de Jos, UE) — găzduirea Platformei și a bazei de date.
- Amazon Web Services (regiunea UE, Irlanda) — stocarea livrabilelor generate, a fișierelor video și a copiilor de rezervă.
- Cloudflare (SUA, rețea globală) — DNS, TLS și protecție împotriva atacurilor; vede metadatele traficului.
- Google (Google Workspace / Gmail, SUA/UE) — trimiterea emailurilor de serviciu și corespondența de suport.
- Voyage AI (SUA) — indexarea semantică a evenimentelor interne (jurnalul operațional al Platformei); nu se transmit conținutul conversațiilor și nici fișierele încărcate.
Nu vindem și nu închiriem date cu caracter personal. Putem divulga date dacă legea o cere sau pentru apărarea drepturilor noastre.
5. Transferuri internaționale
Unii dintre furnizorii de mai sus sunt stabiliți în Statele Unite. Transferurile în afara SEE se bazează pe Clauzele Contractuale Standard ale Comisiei Europene și, acolo unde furnizorul este certificat, pe Cadrul UE-SUA privind confidențialitatea datelor (Data Privacy Framework), cu garanții suplimentare (criptare în tranzit, minimizare). Ne puteți solicita o copie a garanțiilor relevante.
6. Cât timp păstrăm datele
- Datele contului, istoricul conversațiilor și evidența livrabilelor: până la cererea de ștergere sau închiderea contului; ștergerea la cerere se finalizează în maximum 30 de zile.
- Documentele generate (Word/PDF) și livrabilele video păstrate în stocare: se șterg automat la 90 de zile de la creare; linkurile de descărcare expiră mai devreme.
- Fișierele-sursă video încărcate și clipurile audio de voce generate pentru videoclipurile dumneavoastră: până la cererea de ștergere sau închiderea contului.
- Imaginile și PDF-urile atașate în chat: folosite pentru a produce răspunsul și nepăstrate ca fișiere pe serverele noastre.
- Evidența de procesare a cererilor (statusul lucrărilor): înregistrările finalizate sau eșuate se elimină după 7 zile.
- Facturile și documentele contabile: cel puțin 6 ani, conform legislației fiscale și societare din Irlanda.
- Jurnalele serverului web (inclusiv adrese IP): 14 zile. Jurnalele aplicației: fără ștergere automată; curățate manual.
- Datele șterse pot persista o perioadă limitată în copiile de rezervă criptate, până la rotirea acestora.
7. Drepturile dumneavoastră
Aveți dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare a prelucrării, portabilitate și opoziție, precum și dreptul de a vă retrage consimțământul oricând, fără a afecta prelucrările anterioare. Pentru exercitarea lor, scrieți la [email protected] de la adresa de email a contului; răspundem în termen de o lună.
Aveți și dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere: Data Protection Commission, 6 Pembroke Row, Dublin 2, D02 X963, Irlanda — www.dataprotection.ie — sau la autoritatea din țara UE în care locuiți.
8. Cookie-uri și stocare locală
Platforma folosește doar cookie-uri și stocare în browser strict necesare (sesiune, token de autentificare, preferința de limbă). Nu folosim cookie-uri de publicitate sau de urmărire ale terților.
9. Securitate
Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate: criptare în tranzit (HTTPS/TLS), acces restricționat pe bază de chei, izolarea datelor fiecărui client, copii de rezervă periodice și monitorizare. Niciun sistem nu este complet sigur; vă rugăm să păstrați parola confidențială.
10. Minori
Serviciul este destinat companiilor și persoanelor adulte. Nu colectăm cu bună știință date de la persoane sub 18 ani.
11. Modificări
Putem actualiza această Politică. Modificările importante se notifică prin email sau în Platformă înainte de intrarea în vigoare.